Qu’est-ce que la règle de la commodité de l’employeur ?

Dans la plupart des États, un employé travaillant à distance pour une entreprise située dans un autre État n'est imposable que dans son État de résidence. Cependant, face à l'essor du télétravail ces dernières années, plusieurs États ont adopté la règle de la commodité de l'employeur (ou règle EDCR) pour encadrer la retenue d'impôt sur le revenu. Selon cette règle, les employés travaillant pour une entreprise située dans un État, mais exerçant leur activité à distance (c'est-à-dire depuis un autre État), sont soumis à la législation fiscale de l'État de leur employeur. Par conséquent, les personnes travaillant pour des entreprises situées dans des États ayant adopté cette règle sont souvent soumises à une double imposition : elles doivent payer l'impôt sur le revenu à la fois dans leur État de résidence et dans l'État de leur employeur. 

Quelles sont les exceptions à la règle ?

En général, la notion de « convenance » est très large, les exceptions étant plutôt limitées. Pour bénéficier d'une exception au titre de la règle de la convenance, un employé doit démontrer que son travail doit être effectué à distance. Autrement dit, si l'employé travaille à distance, mais que son travail pourrait théoriquement être réalisé dans l'État où se situe l'entreprise, il ne bénéficiera pas de l'exception. Par exemple, si un employé d'une entreprise new-yorkaise est chargé d'effectuer une tâche dans l'État voisin du New Jersey, ce travail constituera une exception à la règle de la convenance, puisqu'il est impossible qu'il ait été effectué à New York. En revanche, un employé d'une entreprise new-yorkaise qui effectue ses tâches à distance depuis son domicile dans le Maine ne bénéficiera pas de l'exception, car il pourrait techniquement exercer ses fonctions à New York, même si cela serait très contraignant. 

Certains États, comme New York, ont également créé une exception pour les « bureaux d'employeurs légitimes ». Cette exception permet aux travailleurs non-résidents d'éviter la double imposition engendrée par la règle de commodité. Cependant, pour qu'un bureau à domicile soit considéré comme un « bureau d'employeurs légitime », le salarié doit remplir certaines conditions. À New York, ces conditions sont réparties en trois catégories (principales, secondaires et autres). Pour être éligible, le bureau doit satisfaire soit au critère principal, soit à au moins quatre critères secondaires et trois critères d'autres catégories.

Le critère principal exige que le bureau à domicile comprenne ou soit situé à proximité d'installations spécialisées qui ne peuvent être mises à disposition sur le lieu de travail de l'employeur. Les critères secondaires et autres critères sont plus larges et incluent notamment les exigences suivantes : le bureau à domicile est une exigence ou une condition d'emploi ; l'employé effectue certaines de ses tâches principales à domicile ; l'employeur dispose d'une ligne téléphonique distincte pour le bureau à domicile ; et les documents commerciaux de l'employeur sont conservés à son domicile. 

 Quels États ont adopté cette règle ?

À ce jour, cinq États appliquent la règle de commodité : l’Arkansas, le Delaware, le Nebraska, New York et la Pennsylvanie. Un sixième État, le Connecticut, applique cette règle uniquement si l’État de résidence du contribuable applique une règle similaire pour le travail effectué pour un employeur du Connecticut. Ainsi, un résident de New York travaillant à domicile pour un employeur du Connecticut bénéficiera de la règle de commodité, puisque New York l’a mise en œuvre.