La loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) exige que tous les employeurs remplissent un formulaire I-9 afin de vérifier l'identité et l'autorisation de travail de chaque employé embauché, quelle que soit sa nationalité. Il incombe à l'employeur de vérifier l'autorisation de travail.
Le formulaire I-9 doit être rempli dans les trois jours suivant le premier jour de travail. Cela signifie qu'avant la fin du troisième jour de travail :
- L'employé doit remplir la section 1 ;
- L’employeur doit remplir la section 2 ;
- L'employé doit fournir un document original de la liste A ou une combinaison de documents des listes B et C, prouvant son identité et son autorisation de travail, telles qu'indiquées à la troisième page du formulaire I-9 ; et
- L’employeur doit vérifier que les renseignements fournis à la section 1 correspondent aux renseignements figurant sur le ou les documents fournis.
Veuillez noter que le ou les documents originaux doivent être présentés physiquement. Par conséquent, si vous avez des employés travaillant à distance dans d'autres États, vous devrez désigner une personne pour rencontrer l'employé, vérifier les documents en personne et remplir la section 2.
Le formulaire I-9 a été créé pour empêcher :
- Interdire aux employeurs d'embaucher sciemment des étrangers en situation irrégulière ;
- L'interdiction pour un employeur de continuer à employer une personne s'il apprend que celle-ci est, ou est devenue, sans autorisation ;
- Les employeurs ne peuvent embaucher aucune personne sans se conformer au processus de vérification des antécédents professionnels ; et
- Interdire aux employeurs toute discrimination fondée sur l'origine nationale, le statut de citoyenneté et l'utilisation abusive de documents.
Afin d'éviter toute poursuite pour discrimination, il est essentiel que les employeurs laissent aux employés le choix des documents à présenter parmi les listes. Ils ne peuvent ni exiger ni demander de documents spécifiques figurant sur ces listes.
Conservation des formulaires I-9
Ainsi, si un jour l'ICE se présente à votre entreprise, vous recevrez un préavis de trois jours pour fournir les formulaires I-9 de tous vos employés. Dans ce cas, il est conseillé de contacter un avocat avant de fournir ces documents. Si vous attendez que l'ICE constate des erreurs sur les formulaires I-9 et que vous contactez un avocat, la seule aide qu'il pourra vous apporter sera de négocier une réduction des amendes. En revanche, si vous contactez un avocat dès réception de l'avis de l'ICE, celui-ci disposera de trois jours pour examiner vos formulaires I-9 et trouver une solution pour éviter toute amende.
Étant donné que l'ICE peut frapper à la porte d'une entreprise à tout moment, tous les employeurs sont tenus de conserver tous les formulaires I-9 pendant trois ans après la date d'embauche de l'employé ou un an après la fin de son contrat, la période la plus tardive étant retenue.
Les employeurs peuvent, s'ils le souhaitent, conserver les formulaires I-9 sous forme électronique. Toutefois, tout système électronique de gestion des formulaires I-9 doit comporter une piste d'audit permettant de suivre la date de consultation ou de modification de chaque formulaire, l'identité de la personne ayant effectué la consultation et l'action entreprise. Le système doit également disposer d'un système de sauvegarde afin de prévenir toute perte de données. Compte tenu des nombreuses exigences liées à la conservation électronique des formulaires I-9, nous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droit de l'immigration avant de passer d'un format papier à un format électronique.
Nous tenons à remercier Deirdre D. Nero, Esq. Nero Immigration Law, PL Pour le déjeuner-conférence sur le formulaire I-9, elle a fourni ces informations et d'autres conseils utiles. Si vous avez besoin d'aide concernant vos formulaires I-9 ou toute autre question d'immigration, nous vous recommandons de contacter son bureau au 305-351-1079 et de mentionner que vous avez vu cette publication.
Si vous ou une personne de votre entourage avez des questions concernant le traitement des employés ou les employeurs aux pratiques douteuses, notre équipe d'experts est à votre disposition. Vous pouvez nous contacter par courriel ou par téléphone pour prendre rendez-vous. info@epgdlaw.com // (786) 837-6787
*Avertissement : Cet article de blog ne constitue pas un avis juridique. Nous vous recommandons fortement de consulter un avocat si vous avez des questions d’ordre juridique. Le fait de nous contacter via notre site web n’établit pas de relation avocat-client.*
