L'embauche de ressortissants étrangers est une pratique courante pour attirer de nouveaux talents au sein d'une entreprise. Toutefois, les lois fédérales et étatiques encadrent strictement l'emploi des personnes ne possédant ni la citoyenneté américaine ni une carte verte. Si un travailleur n'est pas autorisé à travailler aux États-Unis, son employeur s'expose à de lourdes sanctions.
C'est particulièrement vrai en Floride. Le Département du développement économique de Floride (DEO) a récemment renforcé l'application de la loi E-Verify concernant l'embauche de travailleurs sans papiers. Voici ce que vous devez savoir sur les exigences d'E-Verify en Floride et leur impact potentiel sur votre entreprise.
Qu’est-ce que la loi E-Verify de Floride ?
En Floride, les employeurs doivent vérifier que leurs employés sont autorisés à travailler aux États-Unis après l'acceptation d'une offre d'emploi. Cette loi est entrée en vigueur le 1er janvier 2021. Les entreprises doivent utiliser le système numérique E-Verify ou conserver des copies des documents requis par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) sur le formulaire I-9.
Le système E-Verify est fourni par l'USCIS et le gouvernement fédéral, mais son utilisation n'est pas obligatoire dans la plupart des États. La Floride fait exception en exigeant cette vérification pour la quasi-totalité des travailleurs. De plus, les employeurs doivent conserver les résultats E-Verify de leurs employés pendant trois ans après leur embauche. Il n'y a pas de nombre minimum d'employés requis pour que cette loi s'applique. Si une entreprise verse à une personne un salaire nécessitant un formulaire I-9, elle doit vérifier son droit au travail.
Cette loi vise à garantir que tous les employés de l'État sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis. Elle est conçue pour protéger l'emploi des résidents locaux et réduire l'attrait de la Floride pour les immigrants clandestins. Cependant, elle complexifie également le processus d'embauche et peut engendrer des problèmes juridiques pour les employeurs qui ne s'y conforment pas.
Si le DEO constate qu'une entreprise n'a pas vérifié l'admissibilité à l'emploi, il en informera l'employeur et lui adressera un avertissement. Cet avertissement exigera de l'entreprise qu'elle signe une déclaration sous serment confirmant qu'elle procédera immédiatement à la vérification de l'admissibilité, qu'elle confirmera l'admissibilité de tous ses employés et qu'elle licenciera immédiatement les employés non admissibles.
En cas de manquement à cette obligation, le DEO ordonnera aux organismes de délivrance de permis compétents de suspendre les licences d'exploitation de l'entreprise jusqu'à ce qu'elle se conforme à la réglementation. De plus, trois infractions en trois ans peuvent entraîner le retrait définitif de toutes les licences nécessaires à l'entreprise pour exercer son activité sur le lieu où sont employés les travailleurs non admissibles.
Conformité aux lois E-Verify
Le respect de la loi E-Verify de Floride est essentiel à la poursuite des activités de toute organisation. Quel que soit le nombre d'employés, vous devez vous conformer à la réglementation afin d'éviter des sanctions légales inutiles. Pour vous conformer à cette loi du travail, vous pouvez :
- Mise en place immédiate des vérifications E-Verify pour les employés qui acceptent une offre d'emploi. Le programme E-Verify ajoute une étape au processus d'embauche, mais il est conçu pour être relativement simple. Vos employés doivent déjà remplir un formulaire I-9, et le programme E-Verify utilise les mêmes documents et informations. Vous pouvez donc saisir les données du formulaire I-9 directement dans le cadre de votre processus de pré-embauche.
- Conserver des copies des formulaires I-9 pour tous les employés. Si vous ne souhaitez pas utiliser le programme E-Verify, vous pouvez conserver des copies des documents fournis par vos employés pour leurs formulaires I-9. Il peut s'agir de leurs passeports, permis de conduire, actes de naissance, visas, cartes vertes et autres pièces d'identité attestant de leur citoyenneté ou de leur autorisation de travail.
- Afficher une affiche de participation au programme E-Verify sur les lieux de travail si nécessaire. Tous les employeurs participant au programme E-Verify doivent informer leurs employés que leurs informations sont transmises. Vous devez également afficher un avis de vacance environnementale. avis officiel pour rappeler ce fait à vos employés.
Conseils juridiques spécialisés sur les nouvelles exigences d'E-Verify
En tant qu'employeur en Floride, vous devez vous conformer à la nouvelle loi E-Verify sous peine de perdre votre licence d'exploitation. Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant le respect de cette loi sur l'embauche, n'hésitez pas à contacter les avocats spécialisés en droit du travail du cabinet EPGD Business Law. Nos collaborateurs compétents peuvent vous aider à adapter vos procédures d'embauche à la législation floridienne et vous conseiller juridiquement si vous avez reçu un avis de non-conformité du DEO (Département de l'Emploi de Floride).
