Quelles sont les conséquences de considérer un employé comme un travailleur indépendant ?
Les risques liés à la requalification abusive de travailleurs en tant que travailleurs indépendants plutôt qu'en tant que salariés sont importants. Les agences fédérales et étatiques sont habilitées à imposer des sanctions pécuniaires et non pécuniaires aux employeurs qui requalifient abusivement leurs travailleurs. Ces employeurs restent néanmoins responsables civilement des réclamations de leurs salariés et peuvent également être poursuivis pénalement. De plus, les salariés requalifiés abusivement perdent certains avantages et protections, tels que les congés familiaux et médicaux, les heures supplémentaires, le salaire minimum et l'assurance chômage. Par ailleurs, face aux difficultés budgétaires rencontrées par les gouvernements fédéral et étatiques, divers ministères et agences ont commencé à coopérer afin de limiter la requalification abusive des travailleurs et ainsi combler le déficit de recettes. Par conséquent, les entreprises qui requalifient abusivement leurs travailleurs s'exposent à des contrôles importants de la part des agences fédérales et étatiques, à diverses sanctions, voire à des actions collectives.
Quelle est la sanction encourue en cas de requalification d'un salarié en travailleur indépendant ?
Plus précisément, lorsqu'un employeur classe incorrectement ses employés de manière délibérée, l'administration fiscale (IRS) peut imposer des pénalités correspondant au montant total des impôts et taxes qui auraient dû être retenus ( impôt sur le revenu, cotisations de sécurité sociale, cotisations d'assurance maladie, etc.). En vertu de l'article 6672 du Code des impôts, cette pénalité peut être appliquée simultanément à l'entreprise et à ses dirigeants à titre personnel, si ces derniers sont reconnus responsables. Des amendes supplémentaires, majorées des intérêts, peuvent être imposées en cas de défaut de déclaration fiscale de l'employeur, ainsi que pour le défaut de paiement des impôts et cotisations dus.
Mais ce n'est pas tout. D'autres organismes, comme le Département américain de la Sécurité intérieure (DHS), peuvent infliger des amendes supplémentaires de 1 000 $ en cas de non-respect par un employeur des exigences du formulaire I-9. Ces amendes peuvent concerner des infractions commises sur plusieurs années. En vertu de la loi sur les normes équitables du travail (Fair Labor Standards Act), par exemple, le Département américain du Travail (DOL) peut infliger des amendes pour des violations délibérées remontant jusqu'à trois ans. Il en va de même pour les amendes infligées par l'IRS, tandis que le DHS peut sanctionner des infractions sur une période encore plus longue, allant jusqu'à cinq ans. Ainsi, certains employeurs pourraient se voir infliger de multiples amendes pour chaque employé qu'ils ont eu au cours de leur carrière.
La requalification abusive des employés est-elle illégale ?
Toutefois, étant donné la difficulté reconnue pour les employeurs de déterminer si leurs travailleurs sont en réalité des employés ou des entrepreneurs indépendants, les employeurs peuvent potentiellement éviter tout ou partie de leur responsabilité :
- Safe HarborL’article 530 de la loi fiscale prévoit une exonération pour les entreprises ayant classé à tort des employés comme travailleurs indépendants. Plus précisément, un employeur peut continuer à traiter un travailleur comme un travailleur indépendant et être exonéré des cotisations sociales et de la retenue d’impôt sur le revenu, y compris des intérêts et pénalités, si les trois conditions suivantes sont remplies : (1) l’employeur avait un motif raisonnable de classer à tort un travailleur comme travailleur indépendant. L’employeur est réputé avoir un motif raisonnable si le traitement de ce travailleur résultait de la prise en compte : a) d’une jurisprudence, de décisions publiées ou d’un avis technique concernant le contribuable ; b) d’un contrôle fiscal antérieur de l’IRS n’ayant pas abouti à un redressement fiscal lié au traitement de personnes occupant des postes sensiblement similaires ; ou c) d’une pratique reconnue et établie de longue date dans un segment important du secteur d’activité de cette personne ; (2) l’employeur, ainsi que toute entreprise qui l’a précédé, a traité les travailleurs, et tout travailleur similaire, comme des travailleurs indépendants pour toutes les périodes applicables commençant après le 31 décembre 1977. et (3) l'employeur a rempli le formulaire 1099-MISC (Revenus divers) pour chaque travailleur, si ce formulaire était requis. Il s'ensuit nécessairement que les employeurs peuvent se voir refuser la protection de la clause de non-responsabilité de l'article 530 s'ils ont classé de manière incohérente des travailleurs effectuant les mêmes tâches, ou s'ils n'ont pas rempli les formulaires fiscaux appropriés de manière cohérente, comme l'exige la réglementation pour les travailleurs indépendants classés.
- Programme de règlement des classifications (PRC)Lorsqu'un employeur fait l'objet d'un contrôle fiscal et a partiellement satisfait aux exigences de la clause de non-responsabilité prévue à l'article 530, il peut bénéficier d'une réduction de ses cotisations en échange d'un reclassement ultérieur. Pour être éligible, l'employeur doit au moins avoir respecté l'obligation de cohérence des déclarations prévue à l'article 530.
- Programme d'établissement volontaire de classification (VCSP)Le VCSP permet aux employeurs admissibles d'obtenir un allègement similaire à celui offert par le CSP. À l'inverse, les employeurs participants cherchent volontairement à modifier la classification future de leurs travailleurs. à Les employeurs faisant déjà l'objet d'un contrôle fiscal du ministère du Travail ou d'une administration d'État ne sont pas admissibles. Le Programme de requalification des travailleurs indépendants (VCSP) s'adresse aux employeurs qui considèrent actuellement leurs travailleurs comme des entrepreneurs indépendants, mais qui souhaitent les requalifier en tant que salariés. Dans ce cas également, pour être admissibles, les employeurs doivent avoir appliqué une politique de traitement cohérente à l'égard des travailleurs qu'ils souhaitent requalifier, notamment en ayant déposé tous les formulaires 1099 requis pour les trois années précédentes. Si l'administration fiscale (IRS) ou le ministère du Travail a déjà contrôlé un employeur concernant la classification de ses travailleurs, ce dernier ne sera admissible au VCSP que s'il s'est conformé aux conclusions de ce contrôle et s'il ne conteste pas actuellement la classification devant les tribunaux. Pour participer au VCSP, les employeurs doivent déposer une demande en remplissant le formulaire 8952.
- Formulaire SS-8Enfin, les employeurs qui ne souhaitent pas prendre le risque de requalifier incorrectement leurs travailleurs, mais qui restent incertains quant à leur statut (salarié ou travailleur indépendant), peuvent déposer le formulaire SS-8 auprès de l'IRS. Ce formulaire peut également être déposé par le travailleur lui-même. Le dépôt du formulaire SS-8 constitue une demande, formulée par l'employeur ou le travailleur, auprès de l'IRS afin que ce dernier détermine officiellement le statut du travailleur. Bien que le délai d'obtention d'une décision puisse atteindre six mois, une entreprise qui emploie régulièrement le même type de travailleurs pour des prestations spécifiques peut tirer profit de cette option et ainsi éviter tout litige ultérieur.
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