Grâce au soutien de la Small Business Administration (SBA), le programme de protection des salaires (PPP) permet aux petites entreprises de se maintenir à flot pendant la crise de la COVID-19 et de conserver leurs employés. Nous espérons que vous avez pu déposer votre demande de prêt avant que la SBA n'annonce, jeudi matin, l'épuisement des fonds. Pour les entreprises ayant eu l'opportunité de faire une demande, les fonds devraient être versés sur leur compte bancaire d'ici quelques jours. Si vous n'avez pas pu déposer de demande, rassurez-vous : des négociations sont en cours pour reconstituer les fonds et permettre à davantage de petites entreprises d'en bénéficier. Que vous ayez déposé une demande ou non, ces informations sont importantes pour toutes les petites entreprises.
L'avantage principal de ce prêt est qu'il est entièrement annulable si les fonds sont utilisés pour couvrir au moins 75 % des coûts salariaux. Il peut également servir à payer l'hypothèque, le loyer et les charges de l'entreprise. Justifier de l'utilisation des fonds est essentiel pour que votre prêt soit annulé. Voici comment vous assurer de bénéficier d'une annulation totale et d'éviter les cas d'inadmissibilité.
Suivez votre comptabilité
Il est essentiel que chaque petite entreprise tienne un système comptable rigoureux pour documenter l'ensemble de sa comptabilité. La tenue d'une comptabilité précise garantit la traçabilité de toutes les opérations, en démontrant l'origine et la destination de chaque centime. Ceci est particulièrement important pour les entreprises ayant bénéficié d'un prêt PPP (Programme de protection des salaires), car à l'échéance, elles devront fournir des justificatifs comptables expliquant l'utilisation des fonds. Il sera notamment nécessaire de préciser clairement si ces fonds ont servi à payer les salaires ou à couvrir d'autres frais professionnels. Un défaut de comptabilisation des fonds empruntés pourrait entraîner le remboursement intégral du prêt.
Obtenez les conseils d'un CPA
Il est toujours judicieux de faire vérifier sa comptabilité et ses déclarations par un professionnel. Un expert-comptable agréé (CPA) veillera à ce que vous ne commettiez aucune erreur. Les critères du prêt PPP sont très stricts et une simple erreur ou une mauvaise décision peut vous faire perdre le bénéfice de l'annulation de la dette. Il est donc essentiel de bien respecter toutes les normes établies pour ce prêt et de vous assurer que votre expert-comptable agréé vous accompagne et vous conseille tout au long du processus.
Des services de paie
Les prestataires de services de paie sont un outil précieux pour de nombreuses petites entreprises ; en effet, environ 40 % des petites entreprises du pays y ont recours. Ces services jouent un rôle essentiel dans le traitement et le calcul des salaires des employés, sans oublier qu'ils aident également l'entreprise à préparer ses déclarations de charges sociales. Faire appel à un prestataire de services de paie est un atout considérable lors d'une demande de prêt PPP (Programme de protection des salaires) ; cela vous permet d'obtenir un tableur qui calcule les chiffres nécessaires pour justifier votre demande de prêt. Par conséquent, c'est un atout majeur lorsqu'il s'agit de prouver qu'au moins 75 % du prêt a été consacré aux salaires. Toutes ces informations seront documentées et accessibles en quelques clics !
Les charges salariales peuvent également être prises en compte par les travailleurs indépendants. Tout salaire inférieur à 100 000 $ est couvert par le prêt PPP ; ainsi, si vous êtes travailleur indépendant et que votre salaire est inférieur à 100 000 $, votre rémunération peut également être imputée au calcul des 75 % de charges salariales requis pour le prêt.
Restez organisé et conservez des traces écrites.
Ne laissez jamais vos dossiers se désorganiser et maintenez un système de classement rigoureux. Classez vos documents par ordre alphabétique ou créez un système de classement adapté à vos besoins et à votre entreprise. Surtout, conservez tous les documents séparément. Par exemple, ne classez pas vos états financiers avec les dossiers du personnel. Les documents ont tendance à se perdre ou à être égarés facilement lorsqu'ils sont mélangés. Suivez tous les paiements, entrants et sortants, et classez les bulletins de paie des employés ainsi que les autres frais associés, tels que l'assurance maladie et les avantages sociaux. Conserver une trace détaillée de votre activité, en particulier pendant la période de prêt, vous permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir que les fonds ont été alloués correctement et conformément aux directives du prêt PPP.
Conservez votre prêt PPP sur un compte bancaire séparé
Cela vous permet de gérer vos fonds plus efficacement en affichant clairement chaque transaction. Vous pourrez ainsi suivre précisément vos dépenses à tout moment. De cette façon, vous ne vous retrouverez jamais dans une situation où vous ne pouvez pas retracer l'utilisation des fonds empruntés.
