Hormis certaines situations où la loi floridienne exige que les employés soient soumis à une vérification, comme les agents des forces de l'ordre ou les personnes embauchées pour travailler avec des enfants ou des personnes âgées, il est également possible d'exiger d'un candidat ou d'un employé qu'il se soumette à une vérification.
Que recherchent-ils lors d'une vérification des antécédents ?
Lorsqu'il s'agit de prendre une décision concernant le personnel, qu'il s'agisse d'embauche, de maintien en poste, de promotion ou de mutation, un employeur peut souhaiter examiner les antécédents des candidats et des employés. Il peut vouloir se renseigner sur leur parcours professionnel, leur formation et, plus particulièrement, leur casier judiciaire. Afin de connaître le casier judiciaire d'une personne, une vérification des antécédents est très utile. Il est important de savoir qu'il n'est pas illégal pour un employeur de poser des questions sur les antécédents d'un candidat ou d'un employé, ni d'exiger une vérification des antécédents.
Cependant, en vertu des lois appliquées par la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC), il est illégal de demander ou d'utiliser une vérification des antécédents à des fins discriminatoires, c'est-à-dire une discrimination fondée sur la race, la couleur, l'origine nationale, le sexe, la religion, le handicap, les informations génétiques (y compris les antécédents médicaux familiaux) et l'âge (40 ans et plus). Par conséquent, chaque fois qu'un employeur utilise les antécédents d'un candidat ou d'un employé pour prendre une décision d'embauche, il doit se conformer aux lois fédérales protégeant les candidats et les employés contre la discrimination. De plus, lorsqu'une vérification des antécédents est effectuée par une entreprise spécialisée, le respect de la loi sur l'information équitable en matière de crédit (FCRA) est obligatoire et son application est assurée par la Commission fédérale du commerce (FTC).
Quelles sont les exigences de la FCRA pour obtenir des informations générales par l'intermédiaire d'une entreprise ?
- Le candidat ou l'employé doit être informé que les renseignements recueillis sur ses antécédents pourraient être utilisés pour prendre des décisions concernant son emploi. Cet avis doit être formulé par écrit et séparément du formulaire de candidature. Il ne peut figurer dans ce formulaire. Des informations complémentaires mineures peuvent y être jointes, comme une brève description de la nature des rapports de solvabilité, mais elles ne doivent ni prêter à confusion ni nuire à la clarté de l'avis.
- Le candidat ou l'employé doit fournir une autorisation écrite pour effectuer la vérification des antécédents, laquelle peut faire partie du document utilisé pour informer la personne que le rapport sera demandé.
Que signifie le terme « défavorable » dans une vérification des antécédents ?
Lorsqu'un employeur découvre des informations défavorables sur une personne, comme un casier judiciaire, lors d'une vérification des antécédents, il est en droit de ne pas embaucher le candidat ou même de licencier un employé sur la base de ces informations, pourvu que cette décision ne soit pas discriminatoire. Cependant, lorsqu'il prend une mesure défavorable fondée sur des informations obtenues par l'intermédiaire d'une entreprise spécialisée dans la collecte de ces informations, l'employeur est tenu, en vertu de la loi FCRA, de :
- Remettez au candidat ou à l'employé un avis comprenant à la fois une copie du rapport de solvabilité sur lequel la décision défavorable est fondée, et une copie du « Résumé de vos droits en vertu de la loi sur l'information équitable en matière de crédit » (généralement fourni par l'entreprise chargée de compiler les informations de base).
- Prévenez la personne à l'avance afin qu'elle ait la possibilité d'examiner le rapport et d'expliquer toute information négative.
- Après la prise d'une mesure défavorable en matière d'emploi, le candidat ou l'employé doit être informé (oralement, par écrit ou par voie électronique) : qu'il ou elle a été rejeté(e) en raison des informations figurant dans le rapport ; du nom, de l'adresse et du numéro de téléphone de l'entreprise qui a vendu le rapport à l'employeur ; que l'entreprise qui a vendu le rapport n'a pas pris la décision d'embauche et ne peut pas en donner de raisons précises ; et qu'il ou elle a le droit de contester l'exactitude ou l'exhaustivité du rapport et d'obtenir un rapport supplémentaire gratuit auprès de l'entreprise ayant effectué le rapport dans un délai de 60 jours.
