Il n'est pas rare que des administrateurs agissent dans leur propre intérêt ou qu'une société gère mal ses fonds. Parfois, une société peut chercher à évincer un actionnaire sans raison particulière. Quoi qu'il en soit, les actionnaires devraient pouvoir consulter et copier certains documents sociaux afin de les utiliser dans le cadre d'éventuelles actions en justice ou simplement pour surveiller et déterminer s'il y a eu des irrégularités de gestion au sein de la société. La législation relative aux droits des actionnaires varie d'un État à l'autre ; en Floride, les actionnaires ont le droit de consulter et de copier les documents sociaux.
Étendue et procédure de l'inspection
Bien que les actionnaires de Floride aient le droit de consulter et de copier certains documents sociaux, ils doivent néanmoins respecter certaines procédures et limites. En vertu de l'article 607.1602 du Code de Floride, un actionnaire peut consulter et copier les documents sociaux pendant les heures ouvrables au siège social de la société, à condition d'en informer cette dernière par écrit au moins cinq jours ouvrables avant la date souhaitée. Sont exclus de cette disposition les procès-verbaux des réunions et les comptes rendus des décisions prises hors réunion par le conseil d'administration et ses comités.
La Floride exige également que la demande d'un actionnaire soit faite de bonne foi et à des fins légitimes lors d'une inspection :
- Extraits des procès-verbaux de toute réunion du conseil d'administration et des comités du conseil de la société, ou comptes rendus de toute décision prise sans réunion par ces derniers ;
- Les états financiers de la société ;
- Documents comptables de la société ;
- Le registre des actionnaires est tenu à jour; et
- Tous autres livres et registres.
Une société de Floride peut imposer des restrictions raisonnables lorsque l'actionnaire consulte et copie les livres et registres de la société.
Inspections ordonnées par le tribunal
Il arrive qu'une société tente d'empêcher un actionnaire de consulter ses documents ou qu'elle refuse purement et simplement d'y répondre. En vertu de l'article 607.1604, si la société ne se conforme pas à la demande d'un actionnaire de consulter les documents sociaux, le tribunal de grande instance du comté compétent peut, sur requête de l'actionnaire, ordonner sommairement la consultation et la copie des documents demandés, aux frais de la société. Si le tribunal ordonne la consultation et la copie des documents, il ordonne également à la société de rembourser à l'actionnaire ses frais, y compris les honoraires d'avocat raisonnables, engagés pour obtenir cette ordonnance et faire valoir ses droits en vertu du présent article. Dans ce cas, l'actionnaire devra probablement intenter une action en mandamus pour contraindre la société à consulter les documents. Il est fortement conseillé à l'actionnaire de se faire représenter par un avocat et, s'il obtient gain de cause, la société sera tenue de payer les honoraires et les frais d'avocat.
