Votre entreprise est-elle tenue d'avoir un manuel de l'employé ?
La réponse courte est non. Aucune loi fédérale ou étatique n'oblige spécifiquement un employeur à posséder un règlement intérieur ; certains employeurs choisissent même de ne pas en avoir. Pourtant, l'absence d'un tel règlement est extrêmement risquée pour votre entreprise. En réalité, un règlement intérieur conforme à la législation et à jour répond à de nombreuses questions essentielles qui, autrement, submergeraient votre responsable des ressources humaines ; et il offre une protection juridique considérable si les politiques ou pratiques de votre entreprise sont contestées devant les tribunaux par un employé ou une autorité de réglementation. Il faut se rendre à l'évidence : tôt ou tard, vous serez confronté à une action en justice ou à une plainte d'un employé actuel ou ancien pour des motifs tels que licenciement abusif, harcèlement et/ou discrimination.
Dans ce cas, l'un des outils les plus utiles dont vous puissiez disposer est un exemplaire de votre règlement intérieur. Si vos politiques et procédures ne sont pas consignées par écrit, un employé peut prétendre ignorer une directive particulière, ce qui entraînera assurément des poursuites judiciaires. Par conséquent, il est indéniable que la création et la mise à jour d'un règlement intérieur constituent une bonne pratique pour toute entreprise ; vous devriez donc absolument mettre en place et réviser régulièrement le règlement intérieur de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un manuel de l'employé ?
Un manuel de l'employé est un document (généralement un livret imprimé ou numérique) destiné à fournir aux employés les informations qui, légalement, doivent leur être communiquées par écrit, ainsi que d'autres renseignements utiles. Il aborde notamment les thèmes suivants : l'égalité des chances en matière d'emploi, les horaires de bureau, les heures supplémentaires, etc. Ce manuel offre à votre personnel une présentation détaillée des politiques essentielles de votre organisation, ainsi que des procédures et directives en vigueur. L'objectif de tout manuel de l'employé est de définir clairement les attentes envers vos employés, tout en présentant vos obligations légales, ainsi que les droits et responsabilités des employés. Votre manuel ne se contente pas de communiquer ces droits et obligations aux employés ; il démontre également que votre entreprise s'engage à respecter la réglementation en vigueur. En effet, quel que soit votre lieu d'activité ou le nombre de vos employés, vous serez toujours soumis aux lois nationales et fédérales régissant les relations de travail.
Comment rédiger un manuel de l'employé ?
Un manuel complet et conforme aux normes démontre l'engagement de votre entreprise envers ses employés et votre volonté d'équité, en appliquant les mêmes règles à tous. Il est recommandé que chaque nouvel employé reçoive un exemplaire du manuel et soit tenu de le lire et d'en prendre connaissance avant sa prise de fonction. Une fois signé, cet accusé de réception doit être archivé dans le dossier de l'employé. La signature de l'employé atteste qu'il a eu l'opportunité de se familiariser avec les politiques de l'entreprise, de poser des questions et de respecter les conditions de son emploi.
Bien qu'il n'existe pas de solution universelle, chaque entreprise étant unique, voici un aperçu des éléments généralement inclus dans un manuel de l'employé : description de l'entreprise, énoncé de mission, déclaration sur l'égalité des chances en matière d'emploi, heures de bureau, gestion du temps de travail, heures supplémentaires, présence et ponctualité, informations sur la paie, harcèlement sexuel, loi sur les Américains handicapés, évaluations de performance, utilisation du téléphone, du courriel et des médias sociaux, procédures disciplinaires, licenciement, avantages sociaux, jours fériés et congés payés, congés de maladie, congés personnels et payés, congés familiaux et médicaux, régimes de retraite, régimes de pension, formation en milieu de travail, indemnisation des accidents du travail, sécurité au travail, exigences de l'OSHA, accusé de réception de l'employé, et autres.
Une fois votre manuel de l'employé rédigé, voici quelques autres points à prendre en compte : faire relire le manuel par un avocat, remettre un exemplaire à chaque employé, s'assurer que chaque employé signe pour attester de la réception, de la lecture et de l'acceptation du manuel, publier un exemplaire sur le site web interne de l'entreprise, réviser périodiquement le manuel, solliciter l'avis des employés pour l'améliorer et mettre à jour les politiques ayant évolué.
