Mon entreprise a-t-elle besoin d'une politique de conservation des documents ? Qu'est-ce qu'une politique de conservation des documents, au juste ?

Qu’est-ce qu’une politique de conservation des documents ?

Une politique de conservation des documents est une politique d'entreprise qui établit les pratiques et les directives habituelles concernant la conservation et l'entretien des documents de l'entreprise, et définit un calendrier pour la destruction de certains documents reçus ou créés dans le cadre de ses activités. Les lois fédérales et étatiques exigent que chaque entreprise conserve certains types de documents pendant une période déterminée. Une entreprise doit conserver certains documents parce qu'elle a connaissance d'un litige en cours ou parce que ces documents peuvent contenir des informations qui :

1. • Est pertinent en vue d'un litige anticipé ;

1. • Sert de mémoire institutionnelle à l'entreprise ;

1. • Possède une valeur commerciale durable (par exemple, elle constitue un enregistrement d'une transaction commerciale, atteste des droits ou obligations de l'entreprise, protège ses intérêts juridiques ou garantit la continuité de ses opérations) ; et/ou

• Doit être conservé pour satisfaire aux exigences légales, comptables ou autres exigences réglementaires.

Un document est toute information créée, reçue ou transmise dans le cadre des activités de l'entreprise, quel que soit son format physique. Voici quelques exemples d'emplacements où se trouvent ces différents types d'informations :

1. • Carnets de rendez-vous et calendriers ;

1. • Enregistrements audio et vidéo ;

1. • Programmes informatiques ;

1. •Contrats ;

1. •Fichiers électroniques ;

1. •Courriels ;

1. •Notes manuscrites ;

1. •Lettres, factures et autres correspondances ;

1. • La mémoire des téléphones portables et des assistants numériques personnels (PDA) ;

1. • Publications en ligne, notamment sur Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, Slack, Reddit, Vine et autres plateformes et sites web de médias sociaux ;

1. • Évaluations de performance ; et/ou

•Messages vocaux.

La liste non exhaustive suivante illustre certains des documents et registres que la loi fédérale exige de conserver et de maintenir :

1. •Documents fiscaux couvrant au moins 8 ans ;

1. •Les courriels à caractère juridique et fiscal doivent être conservés de façon permanente ;

1. • Contrat d’approvisionnement fédéral et documents de paie hebdomadaires connexes pendant au moins 5 ans à compter de la date d’achèvement du contrat ;

1. •Tous les documents de la société, y compris les statuts constitutifs, les accords d’exploitation et les procès-verbaux, doivent être conservés de manière permanente ;

1. • Documents relatifs à la santé et à la sécurité des employés pendant au moins 6 ans après la fin de l'année civile couverte par les dossiers ;

1. •Les régimes de retraite et de pension des employés doivent être maintenus en permanence; et

•Les contrats de travail d’une durée minimale de 5 ans à compter de leur dernière date d’effet.

Quels sont les avantages et les inconvénients d'une politique de conservation des documents ?

Avantages

La mise en place d'une politique de conservation des documents en entreprise présente de nombreux avantages, notamment :

1. •Réduire les risques juridiques, les coûts de découverte et le temps consacré à la récupération des documents liés aux poursuites et aux poursuites anticipées ;

1. •Servir d’explication à la destruction des documents si l’entreprise est accusée de destruction de preuves ou si elle est invitée à produire ces documents dans le cadre d’une demande de communication de pièces ;

1. •Réduire le temps et les dépenses consacrés à la localisation des documents demandés dans le cadre de la procédure de découverte ;

1. • Suppression des sanctions pour retard dans la recherche de preuves ou la réponse à une demande de communication de pièces ;

1. •Réduire le risque de destruction accidentelle des documents physiques et électroniques ;

1. •Minimiser les dépenses liées à la tenue et à l’organisation des dossiers ;

1. •Libérer un espace de stockage précieux en détruisant les documents inutiles ; et/ou

•Il est possible de limiter la quantité de données pouvant faire l'objet d'une recherche.

Désavantages

Les inconvénients liés à l'absence de mise en œuvre d'une politique de conservation des documents, tels que la destruction accidentelle ou intentionnelle de ces documents pendant leurs périodes de conservation spécifiées, pourraient entraîner les conséquences suivantes pour l'entreprise et/ou ses employés :

1. • Frais et temps consacrés à la récupération de documents importants ;

1. •Frais de litige liés à des investigations supplémentaires;

1. •Amendes et pénalités ;

1. • Perte de droits ;

1. • Accusations d'entrave à la justice ;

1. • Présomption de destruction de preuves et actions en responsabilité civile pour destruction de preuves ; et/ou

• Accusations d'outrage au tribunal.

Mon entreprise a-t-elle besoin d'une politique de conservation des documents ?

Au-delà des exigences légales étatiques et fédérales, une entreprise dispose d'une latitude quant à la manière et à la durée de conservation de ses documents. Afin de prévenir les complications juridiques potentielles liées à la destruction accidentelle de documents ou aux actions en destruction de preuves, une entreprise devrait au minimum se doter d'une politique de conservation des documents définissant les directives de destruction des documents soumis aux exigences spécifiques fixées par les lois étatiques ou fédérales. Pour une efficacité optimale, cette politique devrait également être expliquée à tous les employés de l'entreprise afin d'en garantir le respect, d'éviter toute application incohérente et de réduire ainsi les coûts potentiels de maintenance ou de litiges.

Pour toute question relative à la conservation des documents, nos avocats spécialisés sont à votre disposition. Contactez-nous par téléphone au (786) 837-6787 ou par courriel à info@epgdlaw.com pour prendre rendez-vous.

*Avertissement : Cet article de blog ne constitue pas un avis juridique. Nous vous recommandons fortement de consulter un avocat si vous avez des questions d’ordre juridique. Le fait de nous contacter via notre site web n’établit pas de relation avocat-client.*