Le 18 mars 2020, le Congrès a adopté la loi « Families First Coronavirus Response Act » (FFCRA). Cette loi prévoit notamment la gratuité des tests de dépistage de la COVID-19 et met en place des programmes pour les enfants et les anciens combattants. Les deux sections les plus importantes de la FFCRA que les employeurs doivent connaître sont sans doute les divisions C et E, qui accordent aux employés un congé maladie payé pendant la pandémie de coronavirus. La FFCRA s'applique uniquement aux entreprises de moins de 500 employés. Les divisions C et E instaurent deux nouvelles lois, entrées en vigueur le 2 avril 2020 et applicables jusqu'au 31 décembre 2020 : la loi sur l'extension du congé familial et médical d'urgence et la loi sur le congé maladie payé d'urgence.
Division C – Loi sur l’extension du congé familial et médical d’urgence
La loi d'urgence sur l'extension du congé familial et médical (Emergency Family and Medical Leave Expansion Act) élargit la loi de 1993 sur le congé familial et médical (Family and Medical Leave Act). Cette extension permet aux employés admissibles de bénéficier d'un congé payé et protégé pouvant aller jusqu'à 12 semaines s'ils doivent rester à la maison en raison de la fermeture de l'école ou de la garderie de leurs enfants suite à la COVID-19. Un employé admissible est celui qui travaille pour l'entreprise depuis au moins 30 jours. Contrairement à la réglementation traditionnelle du congé familial et médical, qui s'applique aux entreprises de 50 employés ou plus, cette nouvelle extension s'applique à toutes les entreprises de moins de 500 employés.
Les dix premiers jours de congé pris en vertu de l'article C sont sans solde. Cependant, l'employé peut choisir d'utiliser ses congés payés ou ses jours de maladie accumulés durant ces dix premiers jours. Au-delà de ces dix jours initiaux, toute période de congé restante doit être rémunérée par l'employeur. La loi d'extension du congé familial et médical d'urgence (Emergency Family and Medical Leave Expansion Act) stipule que l'employé a droit aux deux tiers de son salaire habituel pour le nombre d'heures qu'il aurait normalement travaillées durant la semaine. Si l'horaire de l'employé varie d'une semaine à l'autre, la loi prévoit un mode de calcul de ses indemnités. Toutefois, quel que soit le salaire de l'employé, le montant maximal de l'indemnité est de 200 $ par jour et de 10 000 $ au total.
À l’issue du congé, l’employeur doit prendre des mesures raisonnables pour réintégrer le salarié dans un poste équivalent à celui qu’il occupait avant son congé.
Section E – Loi sur les congés de maladie payés d’urgence
À l’instar de la loi sur l’extension du congé familial et médical d’urgence, la loi sur le congé de maladie payé d’urgence s’applique aux employés contraints de quitter leur travail en raison de la pandémie de coronavirus. Cette loi stipule que le congé de maladie doit être rémunéré « dans la mesure où l’employé est dans l’incapacité de travailler ou de télétravailler » pour les raisons suivantes :
- L'employé est soumis à une ordonnance de quarantaine ou d'isolement fédérale, étatique ou locale liée à la COVID-19.
- Un professionnel de la santé a conseillé à l'employé de s'auto-isoler en raison de préoccupations liées à la COVID-19.
- L'employé présente des symptômes de la COVID-19 et consulte un médecin pour obtenir un diagnostic.
- L'employé prend soin d'une personne soumise à une mesure de quarantaine.
- L’employé prend soin de son fils ou de sa fille si l’école ou le lieu de garde de l’enfant est fermé, ou si le prestataire de services de garde de l’enfant est indisponible, en raison des précautions liées à la COVID-19.
- L'employé connaît toute autre condition sensiblement similaire spécifiée par le secrétaire à la Santé et aux Services sociaux en consultation avec le secrétaire au Trésor et le secrétaire au Travail.
La loi sur les congés de maladie payés d'urgence stipule qu'un employé doit être payé à son salaire normal pendant la durée suivante :
- Employés à temps plein : 80 heures
- Employés à temps partiel : un nombre d’heures égal au nombre d’heures travaillées en moyenne par cet employé sur une période de 2 semaines.
Cependant, la loi FFCRA plafonne le montant des indemnités journalières de maladie auxquelles un salarié a droit. Plus précisément, si un salarié est absent pour les raisons 1, 2 ou 3 (maladie du salarié), comme indiqué ci-dessus, les indemnités journalières de maladie ne peuvent excéder 511 $ et 5 110 $ au total. Si un salarié est absent pour les raisons 4, 5 ou 6 (maladie d'un proche ou garde d'enfants), les indemnités journalières de maladie ne peuvent excéder 200 $ et 2 000 $ au total.
Le congé de maladie rémunéré prend fin dès le début du prochain quart de travail prévu de l'employé. Ce congé de maladie rémunéré d'urgence s'ajoute à tout autre congé de maladie préalablement convenu entre l'employeur et l'employé. La loi stipule qu'un employeur ne peut exiger de ses employés qu'ils utilisent leurs congés de maladie déjà accordés ni sanctionner un employé qui a besoin d'y recourir pour l'une des raisons prévues par la loi. De plus, les employeurs sont tenus d'afficher un avis informant les employés de leurs droits en vertu de la loi.
Comment la loi FFCRA affectera les petites entreprises
L'une des préoccupations liées à cette loi concerne son impact sur les petites entreprises. Celles qui emploient moins de 50 personnes peuvent solliciter une exemption pour difficultés financières auprès du ministère du Travail. Plus précisément, la loi stipule que le ministère du Travail peut édicter des règlements « exemptant les petites entreprises de moins de 50 employés des exigences de la FFCRA lorsque l'application de ces exigences mettrait en péril la viabilité de l'entreprise ». Le ministère du Travail est également autorisé à exclure certains professionnels de santé et secouristes des dispositions relatives aux congés payés prévues par la loi. Il est tenu de finaliser et de publier ces exceptions dans les prochains jours. Enfin, les employeurs soumis à la loi bénéficieront d'un crédit d'impôt sur les salaires versés aux employés conformément à celle-ci. La FFCRA détaille ces crédits d'impôt dans sa section G.
Veuillez noter que cette loi modifie considérablement la législation du travail en vigueur. De plus, le ministère du Travail annoncera prochainement des exemptions, et notre cabinet suit de près leur publication. Nous vous recommandons de consulter un avocat avant l'entrée en vigueur de la loi, le 2 avril 2020, afin de vous assurer d'être en parfaite conformité.
