La COVID-19 a contraint de nombreux secteurs d'activité à adapter leurs opérations afin de respecter les mesures de distanciation sociale. Le secteur juridique n'échappe pas à cette règle et s'est efforcé de rendre toutes les audiences virtuelles ou téléphoniques. Parmi les nombreuses procédures concernées par ce changement figure le recueil des dépositions de témoins. Il est important que même les avocats les plus expérimentés prennent en compte les facteurs suivants lors de la conduite d'une déposition virtuelle.
Comment notifier une convocation à un interrogatoire à distance ?
Lors de la préparation de vos convocations à la déposition pour les parties concernées, il est important de ne pas oublier d'inclure les informations nécessaires au déroulement de la déposition par visioconférence. Vous trouverez un exemple en suivant ce lien :
https://www.veritext.com/remote/
Transmettez à toutes les parties des copies de vos pièces justificatives, que ce soit par voie postale ou électronique. Si vous devez les envoyer par courriel, veillez à utiliser un lien sécurisé afin d'empêcher tout accès non autorisé. Toutefois, il est préférable d'utiliser des outils en ligne dédiés à la collecte de pièces justificatives, conçus pour reproduire la procédure habituelle. Dans ce cas, familiarisez-vous avec le logiciel avant la déposition.
Il est également conseillé de contacter toutes les parties concernées afin de vérifier, avant la déposition, si elles se sentent à l'aise avec les outils de visioconférence. Manifester un intérêt marqué durant ce processus encouragera chacun à se préparer au mieux, permettant ainsi à la procédure de se dérouler dans les meilleures conditions.
Comment me préparer à la déposition à distance ?
Assurez-vous de vérifier la vitesse de connexion internet de votre ordinateur afin de réaliser votre déposition dans des conditions optimales. Pour ce faire, effectuez une recherche sur Google avec les mots-clés « Test de vitesse ». La bande passante minimale recommandée est de 1.5 Mo/s en téléchargement comme en envoi.
Prenez le temps de vous familiariser avec le logiciel que vous utiliserez pour votre déposition. Vous devez être prêt à faire face à tout imprévu qui pourrait survenir pendant la procédure. Il est généralement conseillé d'utiliser votre téléphone pour l'audio et votre ordinateur pour la vidéo. Vérifiez donc si votre logiciel le permet.
Il est important d'être prêt à manipuler les pièces à conviction en conséquence. Si vous êtes prêt à utiliser les outils en ligne dédiés aux pièces à conviction, vous pouvez suivre les instructions pour les partager correctement pendant la procédure. Sinon, vous pouvez utiliser la fonction de partage d'écran du service de visioconférence que vous avez choisi pour la déposition.
Que dois-je savoir pour le jour de la déposition ?
Le jour de la déposition, assurez-vous de configurer tout votre matériel technique au moins 30 minutes avant le début de la procédure. Il est important de vous connecter en avance et d'être prêt à enregistrer la déposition. Informez vos témoins qu'ils ne peuvent ni envoyer de SMS devant l'écran ni recevoir de consignes hors champ. Chaque participant à la déposition doit être filmé et disposer d'un son clair. Il existe d'autres sources de perturbation lors d'une visioconférence ; soyez vigilant. Par mesure de précaution, éteignez tout appareil connecté domestique, comme Amazon Alexa, qui répond à la commande vocale. Enfin, vérifiez que votre visioconférence est bien sécurisée par un mot de passe afin d'empêcher toute intrusion.
Avant la clôture de la procédure, demandez les copies de documents nécessaires, les transcriptions ou tout autre document dont vous avez besoin, ainsi que les procédures d'urgence. Tenir compte de ces éléments vous permettra de confronter vos témoins comme à l'accoutumée et d'obtenir les meilleurs résultats dans ce nouveau contexte juridique.
